Katolickie Stowarzyszenie Młodzieży

diecezji Bielsko-Żywieckiej

Działalność sekretarza w kierownictwie stowarzyszenia

Obowiązki sekretarza:

1) prowadzenie bieżącej korespondencji i dokumentacji (z wyjątkiem spraw finansowych),

2) prowadzenie archiwum Stowarzyszenia:
a) Dziennik korespondencji,
b) Książka Protokołów z posiedzeń Kierownictwa Oddziału,
c)Książka Protokołów z Zebrań Walnych członków KSM,
d) Ewidencja uchwał i zarządzeń,
e) Sprawozdania z działalności Kierownictwa/Oddziału,
f) Kalendarium, kronika, blog itp.,
g) Rejestr członków Stowarzyszenia.,

3) organizacja i protokołowanie posiedzeń Kierownictwa Oddziału/Koła oraz Walnych Zebrań Członków,
a) Porządek obrad,
b) Protokół z posiedzenia/zebrania,
i) Obrady muszą być protokołowane.
ii) Protokół sporządza się w toku obrad.
iii) Protokół z posiedzenia na następnym posiedzeniu winien być odczytany i przyjęty.
iv) Protokół podpisuje prowadzący obrady oraz sekretarz lub jego zastępca.
v) Protokół powinien zawierać:
– numer, datę i miejsce obrad oraz numery uchwał i zarządzeń;
– stwierdzenie prawomocności obrad;
– nazwiska obecnych uczestników obrad oraz zaproszonych gości;
– stwierdzenie przyjęcia protokołu z poprzedniego posiedzenia;
– zatwierdzony porządek obrad;
– przebieg obrad, streszczenie przemówień i dyskusji oraz tekst zgłoszonych i uchwalonych wniosków;
– czas trwania obrad.
c) Załączniki: lista obecności, sprawozdanie Komisji Skrutacyjnej, itd.,

4) sporządzanie sprawozdań z pracy Stowarzyszenia i Kierownictwa Oddziału,

5) kontrola zgodności treści i sposobu podejmowania uchwał i postanowień Kierownictwa Koła ze Statutem Stowarzyszenia oraz Regulaminami KSM. Uchwała/zarządzenie powinno zawierać:
a) numer, datę i tytuł;
b) podstawę wydania;
c) określenie zadań i w miarę możliwości środków ich realizacji;
d) określenie osób odpowiedzialnych za wykonanie;
e) termin wejścia w życie oraz termin realizacji lub czas obowiązywania.